digitalizacionDIGITALIZACIÓN

La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. El término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.

Ventajas de la Digitalización
1. ACCESO EN EL MOMENTO. Un documento digitalizado puede ser consultado en el momento que surge la necesidad, evitando así tanto desplazamientos innecesarios como su manipulación. Importante para dar la información rápida al cliente; cuestión de segundos.
2. REDUCCIÓN DE COSTES. Sólo se debe recuperar un original en caso de presentación del mismo ante un organismo oficial, juzgado… de tal manera que los costes de recuperación de documentos se reducen al mínimo.
3. COPIA DE SEGURIDAD. Puede tener valor copia de seguridad de la información en caso de desastre con los documentos en papel; aunque no tenga de momento valor legal
4. CONTROL DE ACCESO. En los documentos electrónicos se pueden poner controles para el acceso y tener un registros de estos accesos (visualización, impresión, descarga), lo cual no se realizar con los archivos convencionales en papel. Un elemento importante con la entrada del nuevo reglamento de la LOPD
5. ACCESO DE VARIAS PERSONAS A LA VEZ – MULTIACCESO. Sobre todo para empresas que necesitan tener centralizado su archivo por tener varias delegaciones. Así se evita la manipulación del documento y el envío por correo, fax, etc.
6. POSIBILIDAD DE ELIMINACION – EXPURGO. La empresa puede destruir los documentos originales dejando los documentos electrónicos (si sus procedimientos lo permite), dejando un gran espacio libre en el archivo
7. AUMENTO DE CREDIBILIDAD DE LA ORGANIZACIÓN. Proporciona una mejor imagen de la compañía al contar con un archivo digitalizado, demostrando tener alto contenido tecnológico en la gestión de la información.
8. ALMACENAMIENTO DE LA DIGITALIZACIÓN. Reduce el espacio del almacenamiento a un disco duro, CD, la red corporativa, etc.
9. EN CUALQUIER LUGAR. Se puede digitalizar tanto en nuestras oficinas como en las suyas, y así no hay transporte de documentos.